資格取得前はプロジェクト計画書もまともに書けなかった?

管理人も一応プロマネをしていますので、PMP試験をとる前から、プロジェクト計画書を作成してきました。

作成してきたことは作成してきましたが、なんら中身を深く理解してこなかったことに気づきました。PMP資格試験を勉強することで、何の目的で作成するのかがわかった気がします。

プロジェクト計画書とは?

ITベンダー各社で呼び方も異なると思いますが、PMBOK流にプロジェクト計画書と呼びましょう。

プロジェクトマネージャは、プロジェクト立ち上げ時に、プロジェクト計画書を作成します。プロジェクト計画書自体は骨子の様なもので、いくつかの補助計画書から構成されます。

管理人の会社ではプロジェクト憲章に該当するものもプロジェクト計画書の一部になっています。構成はPMBOKが提唱するプロジェクト計画書と補助計画書とあまり似ていないところもあります。

管理人はどうしていたのか?

管理人は、まさにブログタイトルどおりに「なんちゃってプロマネ」を地でいってました。いま思うとその当時が恥ずかしくてたまりません。

プロジェクト計画書の本来の意味がわかっていない

プロジェクト計画書は、まさに、どうやってプロジェクトを運営して、いかにしてプロジェクトを成功裏に終わらせるか、というシナリオを書く場所です。プロジェクトマネージャの思いがたくさん詰まったもののはずです。

しかし、管理人はそう思ったことはなく、「面倒だな」の一言で、ほかのプロジェクトの計画書をコピペして作っていました。

プロジェクト計画書作成中

プロジェクトは同じものはひとつもありません。PMBOKが言うところのプロジェクトの独自性のためです。似たようなものはあるでしょう。

管理人はその「似たような」プロジェクトを見つけ出し(見つけるのはうまいですよ)、多少の独自性を付け加えてプロジェクト計画書を作りました。

プロジェクト計画書のレビュー

プロジェクト計画書を作成した後は、社内(スポンサー)の承認が必要です。上長たちに囲まれて説明会をしなければなりませんでした。

思いなどは微塵もなく、根拠を問われればしどろもどろになる始末です。何とか説明会を逃げ切る努力をひたすら続けます。最後は上長たちを何とか説き伏せて、最終版を作成します。

面倒な手続きを済ませてしまうような感覚でした。これがプロジェクト立ち上げ時です。

プロジェクトが動き出してから

その後、プロジェクトが動き出します。当然、計画の見直しが必要な出来事も多々発生していきます。

さすがに、なんちゃってプロマネの管理人でも、プロマネらしきことはしています。具体的には、プロジェクト計画書で定義されたベースラインの日々更新(スコープ、コスト、スケジュール)や、顧客折衝などです。

しかし、最初に作成したプロジェクト計画書は、どこかのプロジェクトの計画書を模倣して作成したものです。ベースラインの根拠もあやふやな状態で作成しています。

そのため、プロジェクトを続けていくと、ベースラインとの乖離(かいり)が激しくなってくるのです。PMBOKでは、ベースラインの更新はしかるべきスポンサーに許可を得なければなりません。

当然変更する前に相談をしてお伺いを立てる必要がありますよね。管理人は事後報告という形でごり押ししていました。

プロジェクトの終結時には

ここまでで、プロマネ失格の様な気がしてきますが、気を取り直し、何とかプロジェクトを終結までもって行きます。利益が出る場合もあれば、ぎりぎりのときもありました。

プロジェクト計画書はどうなったかというと、最終的にメンテナンスはされておらず、最初に作成したままの状態であることがしばしばです。

教訓も文書化されたものを残し難い状態です。やむなく、プロジェクト終了報告会直前に、慌ててメンテナンスをする始末です。

総括すると

PMBOKは大規模プロジェクトを想定して書かれています。

管理人はプロジェクトマネージャの仕事だけしていればよい、という立ち位置にいたことはなく、プロマネ兼業務リーダのような立ち位置でした。

そのためか、SE的な仕事は進んでやるけど、PM的な仕事はなるべく敬遠するような気持ちだったと思います。

振り返ってみると、舵取りを行うプロマネが、先を見据えることなく目の前の事象にとらわれてきたことがよくありませんでした。

とにかく終わらせれば誰にも文句は言わせないなどと思うこと自体、プロマネとしては問題ありですね。

PMP資格取得後はどうなったか

PMP資格取得を通じて、PMBOKを深く学べたことは大きな意識改革になりました、取得後に開始したプロジェクトでは、プロジェクト計画書の意義を知り、あらためて見直しをすることにしました。

以前より各補助計画書を作成する上でも、目的と内容を理解して作成できるようになりました。これは大きいことです。

レビューでも「目的と根拠」が明確になり、知識も多少増えたので、以前に比べて質疑応答の量も減りました。つまらない小手先の逃げ口上も減ったと感じています。さすがにゼロとは行きませんでしたが。

いままでいかに無駄なことをしていました。逃げ口上を考える時間があれば、プロジェクトの先を見据えたシナリオを練り上げたほうが、はるかによかったと感じました。

根拠があいまいなので、「レビューで質問をされる→管理人は答えられない→宿題になる」なんて事もたびたびでした。早く気がつけばよかったと思っています。

まとめ

管理人の恥ずかしい過去とちょっとだけ披露しました。でも、タイトルは酷すぎですね。「まともに書けない」は言い過ぎです。ここまで管理人はダメプロマネではなかったと思っていますが。

世のできるプロマネの方たちからすると、「何をやっているのか!」とお叱りを受けてしまいそうですが、このような「なんちゃってプロマネ」の人は、少なからずいること思います。

そのような方は、早く改善するために行動してください。

資格取得がすべてではありませんが、資格を取ることの「勉強」が大切です。ちまたのプロマネ本を読むのもよいですが、試験勉強となると、真剣味が違うはずです。

まだ、管理人もPMPを取得してからそれほど時間がたっていないので、主だった成果もない状態ですが、少しずつ、管理人の血肉になってきていることを実感しています。

本ブログを読んでくださっている「なんちゃってプロマネ」の方たちも、管理人と一緒に「できるプロマネ」と目指していきましょう。

 

PM

Posted by wpmaster