PMP試験申し込み:業務経歴書の書き方

2017年12月16日

PMP試験申し込みで一番困る部分が「業務経歴書」と呼ばれている「プロジェクトサマリー」の登録ではないでしょうか?

今回は、その書き方について考えてみます。

業務経歴書とは?

別記事「PMP試験申し込み-09:PM経歴」で、さらっと記載しましたが、次のような画面でした。『7.「プロジェクトサマリー」入力画面』です。

PM業務経歴13

この記事では、次のように記載しました。

すべて英文での入力です。最小300字〜最大550字にまとめなければなりません。

記載事項として要求されている内容は、次の通りです。

  • プロジェクトの目的
  • あなた(入力者)の役割
  • 主な成果物、プロセス群に準拠しているものであること
  • どのようにしてプロジェクトをリード、監督してきたか

実際に従事したプロジェクトの内容を記載しなければなりません。なぜなら監査(Audit)で記載した内容の証明を求められるからです。

管理人の書いた例文

まずは、管理人が書いた例文を記載します。そのあとでポイントを記載して行きます。

注意:このままコピーして使うのはやめてくださいね。

I was in charge of the project manager in the new construction project of customer management system in the manufacturing industry.
The main deliverables are Project Charter, Stakeholder Register, Project Management Plan and Subsidiary Plan, Work Performance Information, Risk Directory, Procurement Documents, Document lessons learned.
The project had a very strict cost constraint.
Therefore, EVM was strictly implemented.
As a result, we were able to comply with delivery schedule and cost, and we were able to deliver it without problems.

日本語に訳すると、このような内容です。

私は製造業の顧客管理システムの新規構築プロジェクトでプロジェクトマネージャーを担当しました。
主な成果物は、プロジェクト憲章、ステークホルダー登録簿、プロジェクトマネジメント計画と補助計画書、作業パフォーマンス情報、リスク登録簿、調達文書、教訓の文書化、などです。
プロジェクトは非常に厳しいコスト制約がありました。
そのため、EVMを厳格に実施しました。
結果として納期・コストを順守でき、問題なく納品できました。

もう一度注意:このままコピーして使うのはやめてくださいね。

PMI本部の厳しい監査にひっかかります・・・あくまでも、参考にしてください

記載のポイント

記載のポイントですが、記載事項として要求されている内容を、そのまま書いていくことが重要です。

プロジェクトの目的

プロジェクトの目的を記載します。上の例文だと、「製造業の顧客管理システムの新規構築プロジェクト」が該当します。

あなた(入力者)の役割

入力者の役割です。例文だと「私は〜でプロジェクトマネージャーを担当しました」が該当しますね。プロジェクトの目的と合わせ技にしました。

主な成果物、プロセス群に準拠しているものであること

ここが理解に苦しむところです。「成果物」はPMBOKガイドに出てくる成果物を指定します。

上記例だと「プロジェクト憲章、ステークホルダー登録簿、プロジェクトマネジメント計画と補助計画書、作業パフォーマンス情報、リスク登録簿、調達文書、教訓の文書化」が該当します。

ここは、ただ列挙すれば良いというわけでありません。

プロジェクトサマリー(業務経歴書)を入力する前に『「DOMAIN AREAS」入力画面』で、プロジェクトで従事したプロセスを入力します。そこで入力した内容とかけ離れないようにしてください。

管理人は、すべてのプロセスに従事していましたので、立上げプロセス〜終結プロセスまでの成果物で、代表的なものを書きました。

仮に、計画プロセス〜監視・コントロールプロセスまで従事していたのであれば、「プロジェクト憲章」や「プロジェクトの教訓」などの従事していないプロセスの成果物を含めてはいけません。

また、成果物も英文で記載が必要です。というかすべて英文です。上記例だと、「プロジェクト憲章:Project Charter」となっています。

お持ちの参考書に英文の記載があればよいのですが、記載がない場合は厳しいですね。

PMI会員であれば、PMBOKガイドの巻末用語集をみてください。そこに和文と英文で出ていますし、さらに英語版のPMBOKガイドも手に入れることもできます。(別記事:PMP試験対策:PMI会員になるメリット

どのようにしてプロジェクトをリード、監督してきたか

ここも、シンプルに行きましょう。その気になれば、いくらでも書けると思いますが、経歴自慢をする必要はありません。

プロジェクトマネージャとしての立場を貫くことが重要です。

その上で、自分が従事してきたプロジェクトで一番大変だったことを書いて、それに対する工夫点などを組み合わせればよいと思います。

例文だと、プロジェクトで一番大変だったことは「非常に厳しいコスト制約がありました」が該当し、工夫点は「EVMを厳格に実施しました」が該当します。どちらもプロジェクトマネージャとしての視点です。

そして最後にプロジェクトをどのように締めくくったかを書いて締めました。「結果として納期・コストを順守でき、問題なく納品できました」が該当します。

文字数を整える

英文で、最小300字〜最大550字必要です。この文字数でまとめるのが意外に苦労します。

実際に書いてみるとわかりますが、英文だと日本語と違い、どの程度説明すれば通じるのか、なかなかわかりません。

外国人の友人がいるとか、自分がTOEIC700点とかならば苦労しないと思いますが、管理人は英語が苦手なので本当に苦労しました。

登録したプロジェクトの数だけ入力する

プロジェクトサマリー(業務経歴書)は、登録したプロジェクトの数だけ入力しなければなりません。管理人は3プロジェクトを登録しました。

ここがまた苦労するところです。当たり前ですが、すべてのプロジェクトを同じ文面というわけにはいきません。

それぞれのプロジェクトの特徴を入れ、かつ実際のプロジェクトの内容に準拠した成果物をちりばめなければならないからです。

基本スタイルは継承しても良いと思いますが、成果物や特徴までワンパターンだと、監査時に引っかかる可能性があるので注意が必要です。

実際の実務経験に沿ってアレンジして見てください。

まとめ

以前も書きましたが、管理人は監査(Audit)対象になりました。最初の監査(Audit)では、入力したプロジェクトサマリー(業務経歴書)に問題があったため、監査に失敗し、再提出を求められました。

そして、2度目の監査(Audit)の時に書いたものが、先程の例文です。

別記事で監査(Audit)についても書いてみます。その時に、失敗した例文も入れる予定です。

くれぐれも、実際に従事したプロジェクトと「かけ離れた内容」を書くのはやめましょう。一度PMIに申請した登録内容は修正できません。

監査(Audit)になった場合も、その実務と「かけ離れた内容」で、上司に承認をもらわなければなりません。

その勇気があるのなら、管理人は止めませんが、PMI職務・倫理規程からも外れることになることも承知してください。