プロジェクトマネジメントでの「すぐやること」のメリット

いろいろな自己啓発本などでも「すぐやること」の重要性について書かれています。これは事実です。

管理人もこのことで頭を悩ませている今日この頃です。どうすれば「すぐやること」を実践できるのか? プロジェクトマネジメントの観点で、ちょっと考えて見ます。

すぐやることとは?

読んで字の如しなのですが、これがなぜかできない人がいます。管理人も含めてですが、世の中の大多数の人が程度の差こそあれ該当するのではないかと思っています。

そうでない方は、すばらしい素質の持ち主かもしれません。本当です。

すぐにやることはメリットがあるか?

あります。いいことだらけです。

  • 後工程の人が助かる。
  • なぜ終わっていないかの突っ込みを受けない。
  • 終わっていないことに対する余計な言い訳をする必要がない。

何がメリットかというと、「終わらないことに対する突っ込みがなくなること」と「その言い訳をする必要がなくなること」に尽きるかと思っています。

すぐにやらないことのデメリット

メリットの裏返しです。

  • 後工程の人が尻拭いをしなければならない。
  • なぜ終わっていないかの突っ込みをされる。
  • 終わっていないことに対する余計な言い訳をする必要がある。

後工程の人が尻拭いをしなければならない

先工程が終っていなければ、後工程が開始できません。後工程も納期が決まっているでしょうから、後工程の人もひきづられて納期遅延になる可能性があります。

そうなりたくない後工程の担当者は、先工程の担当に対して働きかけをします。無駄な作業だと思いませんか?

自分の作業以外のこともしなければならないのですから。

なぜ終わっていないかの突っ込みをされる

作業が遅延していることがわかれば、リーダーもしくはプロジェクトマネージャから、なぜ終っていないのかのツッコミが入ります。

「なぜ終わっていないのか?」責め立てられる場合が多いでしょう。精神的に参ってきます。ツッコミが入っていい気分はしませんよね。人によっては厳しく責めることもありますから。

さらに、最初の納期に終わっていないがために、再度、納期をぎりぎりに設定されます。これも、精神的にも、時間的にもつらくなります。

終わっていないことに対する余計な言い訳をする必要がある

終っていないことに対する言い訳をしなければなりません。口頭で済む場合もありますが、ひどいときは、顧客向けレポートの提出が必要な場合もあります。これでは、ますます余計な時間がとられていきます。

忙しいけど評価されない

このようなことが続くので、当人は忙しくなります。ところが、そんなことは誰も評価してはくれません。逆に悪くなります、当然ですね。悪循環です。

つまらないと思いませんか? どうせならさっさと片付けて、評価も高くなったほうがよいですよね。

すぐにやってくれれば、後工程の人も大変助かります。早く作業に入れますから。

このことは自分にも、さらにプロジェクトメンバーたちにも言い聞かせているのですが、困ったことに響いてくれないメンバーたちがいます。

実例1

最近の話ですが、メンバーに作業を依頼しました。進捗を入れるようにです。定時になった段階で、当日分の作業進捗を入れてもらい、翌朝集計しようという段取りで考えていました。

メンバーは15人います。そのうち、10人はほぼ毎日入れてくれていますが、5人は、翌朝になっても入っていません。ひどい場合は、夜遅かったから翌朝来ないメンバーもいます。

翌朝、お客との進捗会議のために必要なのですが、進捗をまとめる担当が、毎朝入れていないメンバーを追っかける作業が続いています。

実例2

保守作業のプロジェクトでの話です。

インシデントがあがってきたのですが、担当はそれを2週間放置していました。他の作業に時間をとられたからとの話でしたが、お客からクレーム化していまいました。

急遽ほかの作業を中断して、その放置していたインシデントの対応をしなければならなくなりました。しかも、遅延レポートの提出まで求められたのです。

その担当には、実作業とレポートの作成を短時間で終わらすよう、指示せざるを得ませんでした。

徹夜で(少々昔の話なので)終わらせましたが、お客からは「当たり前だ」的な対応をされました。感謝の言葉など全くありません。悲しいですね。

どうすれば、すぐにやるようになるか?

プロジェクトメンバーには、前述した「すぐにやることのメリット」の話をします。しかし、どうも響いてくれない人がいます。

進捗報告の件は「自分には関係ない」と思っているからかもしれません。それにより、後工程(進捗をまとめる人)がどれだけ苦労するかを考えてくれないですね。

たいてい、そういう細かいところがルーズな人は、本業もダメだったりしますから。お帰りいただいても良いのですが、そうもいかず、管理能力を問われるのもいやなので、ちょっと考え中です。

まとめ

管理人は対策として、今のところ次の案を考えています。

  • 定時が難しいなら、昼に時間をシフトして進捗を入れてもらう。
  • やむなくペナルティ制を導入する。
  • 進捗まとめ作業を持ち回りでやってもらい、そのつらさを感じてもらう。

なんか、子供のころの学級会を思い出しませんか? 宿題忘れた人の対策を黒板に書き出していって、多数決をとるというシーンを。

人間、大きくなってもあまり変わらないのかもしれませんね。

 

PM

Posted by wpmaster