プロジェクトマネジメント計画書の重要性

プロジェクトを立ち上げた後、プロジェクトの計画を立てます。この計画を立てることを、プロジェクトマネージャは「全力」で当たる必要があります。

PMBOKに限らず、プロジェクトマネジメントに関する書籍などでも、みな一様にその重要性を説いています。

管理人も必要性はわかっていたつもりだったのですが、プロジェクトマネジメント資格を学習することで、その理由がわかりました。非常にシンプルな鉄則です。

プロジェクトマネジメント計画を立てること

すなわち、プロジェクトのストーリーをたてることです。

これは他のマネジメント本の受け売りです。PMBOKではストーリーやシナリオといった不明瞭な用語では表されてはいません。

しかし、意味がわかりやすいので、的を射ていると管理人は考えます。

なぜストーリーを立てるのか

それは、「気持ちを入れること」です。「魂をこめること」でもかまいません。

プロジェクトのストーリーは、「無事目的を達成する、ばら色のストーリー」になるはずです。失敗プロジェクトを思い浮かべてはいけません。

登場人物もたくさんいます。この登場人物はステークホルダーといいます。このステークホルダーたちのやるべきこともストーリーに描かれています。楽しいですよね。ストーリーを考えるのは。

楽しいなと思えるようになるということは、気持ちが入ってきたからです。気持ちが入らなければ楽しいとは思えませんよね。

管理人もそれらしき計画は立てていましたが、気持ちがこもっていなかったことに気づかされました。

「プロジェクトを成功させる」という、プロジェクトマネージャの魂が込められていませんでした。計画立てることは面倒な作業だと思っていました。

しかし、PMBOKガイドを学習し、PMI倫理・職務規定を読み込んだことで、気づいたわけです。

気持ちを入れることの重要性です。「もっと早い時期(若いころ)に気がつけばよかったなあ」とつくづく思いましたよ。

気持ちが入ってくると、計画を立てていくうちに、だんだんそのプロジェクトの行く末がどうなるのか、わくわくしてきますから。どうやって成功させようかというような。ちょっと妄想が入ってますが。

先を見通す目

現実に戻りますが、計画を立てることは、これから発生する出来事を予想することでもあります。たいていはうまくいかないことを中心に洗い出していきます。リスク管理ですね。

「先を見通すこと」は重要です。経験が必要になる部分もありますが、最初から最後まですべての流れを経験すると、先を見通す目が養われていきます。

そのときに発生したトラブルなどもいい糧になっていきます。その時点では地獄だったりしますが。

心に余裕を作る

先を見通しておくということは、心に余裕を作ることでもあります。プロジェクト終了までの出来事が把握できていれば、どのようなことが必要で、やらなければならないかが見えてきているはずです。

当然うまくいかないであろう出来事も想像しておかねばなりません。道に穴が開いている可能性も高いですので。これは先程書いたリスク管理です。

段取り8分

よく使われる言葉に、「段取り8分」という言葉があります。大工さんなどの職人さんたちの間で使われていた言葉でしょう。

何事も段取りがすべてである、ということですね。最近この言葉が非常に好きになりました。プロジェクト計画のほぼすべてを言い表していると思えるからです。

段取りをきっちり立てておけば、後はその段取りに従って、粛々と進めていけばいいわけです。

話がそれますが、インフラ切替作業なども、リハーサル時に、作業手順をきっちりと作りこんでおけば、本番実施時に考えることなく作業を進めていけます。

これが段取りが悪いと、本番作業時に、抜け・モレ・間違えが多発して予定通りに終わらない、なんて事になってしまいます。

PMBOKの考え方

PMBOKの考え方も、計画中心の考え方であると思えます。何事も計画に沿って進めていくことです。

当然、計画通りに行かなくなることもあります。しかしそれも想定済みであることが望ましいのです。リスク管理ですね。

実体験としては、うまくいかないことがほとんどですが、それもリスク対応計画として考えておきます。

別記事(プロジェクトマネジメントでの「リスク」と「課題」の違い)でリスクについて記載していますが、リスク対応計画を練っておくのとそうでないのでは、実際発生したときの心の余裕がぜんぜん違います。

それでも、想定外のことが発生しますが、「想定外にならないよう、想定しておいて」ください。

まとめ

つくづく思うのですが、もっと早い時期(できれば30代前半)に、PMBOKガイドに出会っていればよかったと感じています。

アラフィフになった現在でも、PMBOKガイドを知ったことは大きいのですが、それでも悔やまれます。

早い時期に知って、実践できていれば、今の自分より高いところにいたのでは? と思ったりします。

まあ、それはいうべき事ではないですよね。過去より今、今より未来に向かって突き進んでいきたいと思います。

 

PM

Posted by wpmaster